Компенсация мобильной связи сотрудникам предприятия в 2020 году

Вопрос-ответ

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

  1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
  2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
  3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

Телефонный аппарат и сим-карта принадлежат сотруднику

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Налог на доходы физических лиц. В соответствии со ст. 210 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло.

При этом обязанность по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению в соответствующий бюджет НДФЛ возложена п. 1 ст. 226 НК РФ на российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, облагаемые НДФЛ. Такие организации признаются налоговыми агентами.

Однако при определении налоговой базы по НДФЛ необходимо учитывать перечень доходов, не подлежащих обложению НДФЛ, который установлен ст. 217 НК РФ. Так, в п. 3 данной статьи сказано, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Из приведенных норм трудового и налогового законодательства следует, что денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается НДФЛ в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и при его определении нужно исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Кроме этого, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество. Такие разъяснения представлены в Письмах Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43.

Кроме компенсации за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях, учреждение также обязано компенсировать ему расходы, произведенные им по оплате услуг связи с применением сотовых телефонов в производственных целях. Суммы компенсации расходов на мобильную связь также не подлежат обложению НДФЛ на основании п. 3 ст.

Однако необходимо учитывать, что компенсация расходов на оплату сотовой связи не облагается НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • учреждение должно издать приказы, определяющие круг лиц, которым необходимо пользоваться сотовыми телефонами для производственных целей;
  • учреждение должно самостоятельно определить экономически обоснованный размер (лимит) компенсации по оплате услуг связи;
  • учреждение должно подтвердить факт оплаты телефонных переговоров и их служебный характер. Для этого нужно иметь авансовые отчеты, кассовые чеки, подтверждающие оплату услуг мобильной связи.
Еще по теме  Отдых на Каспийском море. Куда поехать? || Отдых на Каспийском море в России Отзывы туристов цены отели и частный сектор Куда лучше поехать с детьми

Необходимость выполнения вышеуказанных условий следует из арбитражной практики. Так, в Постановлении ФАС МО от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09 рассмотрена следующая ситуация. Налоговая инспекция посчитала, что организация документально не подтвердила расходование денежных средств на оплату мобильной связи сотрудниками общества, поскольку не представила детализированные счета телефонных станций с указанием всех номеров абонентов, перечня стран (с кодом города), дат, конкретных телефонов, наименований организаций, с которыми велись переговоры, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

При таких обстоятельствах налоговая инспекция сделала вывод, что указанные расходы не являются компенсационными, оплата произведена в интересах налогоплательщиков и должна облагаться НДФЛ. Однако суд отметил, что налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров посредством сотовой связи, организация самостоятельно определила такой перечень.

Компенсация мобильной связи сотрудникам предприятия в 2020 году

В подтверждение производственного характера затрат, кроме названных приказов, представлены авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие оплату услуг мобильной связи.

Таким образом, произведенные расходы сотрудников, связанные с оплатой услуг связи, были признаны судом компенсационными выплатами, а следовательно, не должны облагаться НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Аналогичные выводы представлены в Постановлениях ФАС СКО от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14, ФАС УО от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2, от 12.02.2008 N Ф09-234/08-С2, ФАС СЗО от 23.06.2008 N А42-5160/2007.

Страховые взносы во внебюджетные фонды. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ {amp}lt;1{amp}gt; объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

При этом база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст.

Итак, в пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ сказано, что освобождаются от обложения страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Компенсация мобильной связи сотрудникам предприятия в 2020 году

Таким образом, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного мобильного телефона, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием данного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

Такие разъяснения представлены в Письме Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 N 2538-19.

Налог на прибыль. Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налога на прибыль относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернета и иных аналогичных систем).

Для подтверждения обоснованности расходов по оплате услуг сотовой связи необходимо иметь:

  • установленный приказом руководителя организации лимит расходов на пользование услугами сотовой связи;
  • утвержденный руководителем организации перечень должностных лиц, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью;
  • договор с оператором сотовой связи. В случае, когда сотрудники учреждения пользуются собственными телефонами, в организации необходимо хранить документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с оператором сотовой связи договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный счет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). При этом в счете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.

Такие разъяснения представлены в Письмах Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 20.09.2006 N 20-12/83834.2, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@.

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

  • трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору – так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
  • приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
  • договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
  • детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
  • заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
  • отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).
Еще по теме  Премии к Новому году: налоги и взносы

Превышение установленных лимитов расходов на сотовую связь

Обращаем ваше внимание, что в случае превышения установленного лимита расходов на сотовую связь работником сумму превышения необходимо рассматривать как его доход, полученный в натуральной форме, а следовательно, с этой суммы нужно удержать НДФЛ. Такие разъяснения представлены в Письме Минфина России от 13.10.

2010 N 03-03-06/2/178. Однако этими разъяснениями не могут воспользоваться бюджетные учреждения в силу своей специфики. Бюджетные учреждения должны руководствоваться другими разъяснениями сотрудников финансового ведомства, а именно: так как для работников устанавливается лимит расходов на использование сотовой связи, его превышение подлежит возмещению работником за счет собственных средств. Об этом говорится в Письме Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2.

При удержании из заработной платы работника суммы превышения лимита расходов на сотовую связь необходимо учитывать нормы Трудового кодекса.

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний из выплат, причитающихся работнику при увольнении, не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы работника. При этом нужно помнить, что не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

Обратите внимание! Сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет признаваться для целей налогообложения в доходах от реализации (Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2).

В видео раскрывается информация о том, как организация может компенсировать подтверждённые расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита⇓

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

Бухгалтерский учет

Компенсация мобильной связи сотрудникам предприятия в 2020 году

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н, расходы на выплату компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Еще по теме  Неотделимые улучшения арендованного имущества учет у арендатора

С 01.01.2011 казенные учреждения, а также государственные (муниципальные) учреждения, которые пока еще не изменили статус, руководствуются Планом счетов бюджетного учета и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н), в случае если они получают бюджетные ассигнования.

В бухгалтерском учете необходимо составить следующие проводки:

  1. начислена денежная компенсация (п. 102 Инструкции N 162н):

Дебет счетов 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 2 109 61 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 2 109 71 212 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», 2 109 81 212 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат»

Кредит счета 1 (2) 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»;

  1. выплачена сумма денежной компенсации за пользование имуществом работника в служебных целях (п. 49 Инструкции N 162н):

Дебет счета (1) 2 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

Кредит счета (1) 2 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Бюджетные учреждения, которые изменили свой правовой статус согласно Закону N 83-ФЗ {amp}lt;4{amp}gt;, при отражении финансово-хозяйственной операции руководствуются Планом счетов бюджетного учета и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н). Таким образом, бухгалтерские проводки будут следующими:

  1. начислена денежная компенсация (п. 128 Инструкции N 174н):

Дебет счетов 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 2 109 60 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 2 109 70 212 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», 2 109 80 212 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих выплат», 2 109 90 212 «Издержки обращения в части прочих выплат»

Кредит счета (1) 2 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»;

  1. выплачена сумма денежной компенсации за пользование имуществом работника в служебных целях (п. 85 Инструкции N 174н):

Кредит счета (1) 2 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения».

И.В.Гордеева

Эксперт журнала

бухгалтерский учет и налогообложение»

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФ О возмещении затрат работника, которые возникли в процессе осуществления должностных обязанностей
ст. 188 ТК РФ Работодатель возмещает затраты сотрудника на использование его личного имущества, амортизацию, а также расходы на использование имущества
ст. 41, ст. 45 ТК РФ О включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи

Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.

Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?

Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.

Оцените статью
Море зовет
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.